Notulist, pak je rol!

Gisteren gaf ik een taaltraining aan vier zeer gemotiveerde dames waarbij we ook veel aandacht hebben besteed aan snel en slim notuleren. Een van de deelneemsters vond het heel lastig om tijdens de vergadering vragen te stellen als er iets niet duidelijk was. “Wat als ze vinden dat ik een domme vraag stel?” of “Ik kan de voorzitter toch niet onderbreken!”, waren twee dingen die dan vaak door haar hoofd spookten tijdens een vergadering. Het resultaat was dat ze nooit iets zei. “Ik voel me eigenlijk meer een vlieg op de muur dan een volwaardige deelnemer aan de vergadering”, vertelde ze mij. Achteraf kreeg ze ook nog vaak te horen dat haar verslag niet compleet of onduidelijk was. Maar wie heeft daar nu wat aan?

Het is toch in ieders belang, en zeker in dat van de voorzitter en manager, dat de notulist in staat is  een goed verslag van een vergadering te maken? Dat kan alleen maar als het voor de notulist duidelijk is wat de conclusie van een agendapunt is en wat er besloten is. Als dat niet het geval is, mag hij of zij altijd een vraag stellen, zowel voor, tijdens als na de vergadering. Een notulist hoeft niet onzichtbaar en stil te zijn tijdens de vergadering, maar kan ervoor zorgen dat de juiste dingen worden genoteerd door af en toe een beetje bij te sturen en vragen te stellen. De notulist helpt de voorzitter alleen maar door te vragen om een samenvatting. En op die manier kan de notulist een goed verslag afleveren waar iedereen tevreden mee is!