Kort en bondig formuleren

Pas op met de lijdende vorm

Deze formuleringen dragen niet bij aan een heldere, hedendaagse communicatie. De lezer wordt onzichtbaar gemaakt.

Voorbeeld:

• Er is een vergunning verleend

Beter is een persoonlijke benadering:

• De gemeente heeft u een vergunning verleend.

 

Vermijd de naamwoordstijl

Van een werkwoord kun je een zelfstandig naamwoord maken:

Overleggen > het overleg

Aanmelden > de aanmelding

Probeer de naamwoordstijl te vermijden. Met een werkwoord maak je duidelijker ‘wie wat doet’.

Voorbeeld:

• Het niet eensgezind samenwerken aan het project door de betrokken partijen zorgt voor vertraging.

Beter is een eenvoudige zin:

• Er ontstaat vertraging doordat de betrokken partijen niet eensgezind samenwerken aan het project.

Gebruik gerust ‘ik’ en ‘wij’. Sommige schrijvers vermijden deze woorden, maar dat levert geen betere brieven op. Integendeel, vaak levert deze schrijfstijl onpersoonlijke brieven op.

 

Schrijf korte, heldere zinnen

Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort en vermijd tangconstructies:

• In de bijlage worden praktijkadviezen voor energiebesparing bij vooroorlogse huizen gepresenteerd.

Beter is:

• In de bijlage vindt u praktijkadviezen voor energiebesparing bij vooroorlogse huizen.

Houd het eerste zinsdeel kort.

Zet bijzinnen bij voorkeur achterop:

• De werkgever moet maatregelen treffen om de risico’s te beperken die bij de uitvoering van het werk kunnen optreden voor de gezondheid of veiligheid van de werknemer.

 

Schrijf vriendelijk en positief

Verleen service: bied hulp aan of geef informatie die de lezer verder helpt.

Schrijf vanuit de lezer: kies waar mogelijk het perspectief van de lezer.

Wij-perspectief:

• Op 19 februari jl. hebben wij uw verzoek om reparatie van uw koffiezetapparaat ontvangen.

U-perspectief:

• Op 19 februari zond u ons een verzoek om reparatie van uw koffiezetapparaat.

 

Pas op met afkortingen en jargon

Gebruik signaalwoorden

Signaalwoorden als daarom, daarnaast, bijvoorbeeld maken duidelijk hoe binnen de alinea de ene zin met de andere samenhangt.